MANAJEMEN KOPERASI
PENGERTIAN MANAJEMEN KOPERASI
Manajemen
merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi. Sebagaimana
diketahui, hakikat manajemen adalah mencapai tujuan melalui tangan orang
lain. Pencapaian tujuan melalui tangan orang lain itu dilakukan oleh
manajemen dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu fungsi
perencanaan, fungsi perngorganisasian, fungsi pelaksanaan dan fungsi
pengawasan. Dengan demikian keberhasilan manajemen sebuah organisasi
akan sangat tergantung pada pelaksanaan masing-masing fungsi tersebut.
Hal
yang sama berlaku pula pada koperasi. Hanya dengan melaksanakn
fungsi-fungsi manajemen itulah sebuah koperasi akan dapat mencapai
tujuan mulianya secara efektif.
Lembaga
koperasi sejak awal diperkenalkan baik di negara-negara Eropa Barat
sebagai tempat kelahirannya maupun di Indonesia sudah diarahkan untuk
mampu mengatasi masalah sosial ekonomi masyarakat golongan ekonomi lemah
yang kurang beruntung dalam sistem ekonomi pasar liberal kapitalistik.
Oleh banyak kalangan, Lembaga koperasi diyakini sangat sesuai dengan
budaya dan tata kehidupan bangsa Indonesia dengan nilai-nilai saling
kerja sama (gotong royong), menolong diri sendiri, solidaritas,
kejujuran, keterbukaan,mengutamakan kebersamaan dan keadilan serta
beberapa esensi moral positif lainnya.
Koperasi
memang cocok untuk masyarakat Indonesia, dan sudah ada di dalam
masyarakat kita jauh sebelum Indonesia merdeka. Pada dasarnya bangsa
Indonesia suka bekerja sama dan saling tolong-menolong. Koperasi yang
pertama tumbuh subur di Indonesia adalah koperasi sosial yang dalam
kegiatannya lebih mengutamakan kegiatan yang bersifat sosial tanpa
memperhitungkan segi keuntungan dalam arti ekonomi. Koperasi semacam ini
dapat tumbuh subur dengan landasan rasa solidaritas dari anggotanya.
Dengan
bermodalkan rasa solidaritas yang tinggi dari para anggotanya saja,
belumlah cukup untuk membina koperasi jenis yang kedua yaitu koperasi
ekonomi yang bergerak di bidang ekonomi. Supaya koperasi ekonomi
bertahan hidup dan seterusnya berkembang, diperlukan individualitas
(kepercayaan pada diri sendiri) dari para anggotanya. Sebab hanya
anggota yang percaya akan kemampuannya sendiri yang dapat
bertindak/bekerja untuk memajukan koperasi dan setia kepada koperasi
yang diikutinya. Selain itu, walaupun koperasi adalah organisasi yang
tidak mengutamakan keuntungan yang sebesar-besarnya tetapi cara kerjanya
tidak boleh meninggalkan prinsip-prinsip ekonomi, supaya dapat
berkembang dengan layak.
Apabila
kegiatan usaha koperasi semakin luas maka masalah yang dihadapi semakin
kompleks, sehingga penanganannya tidak boleh dikerjakan secara amatiran
tetapi harus secara profesional. Dalam keadaan seperti itu, apabila
anggota koperasi tidak ada yang mampu dan cocok untuk menangani usaha
koperasi tersebut tidak ada salahnya, bahkan dianjurkan untuk mengambil
orang atau sekelompok orang di luar anggota koperasi yang benar-benar
profesional untuk menangani usaha koperasi. Hanya saja perlu diingat
bahwa tanggung jawab atas pekerjaan tersebut tetap berada di tangan
pengurus. Sehingga pengurus harus benar-benar melaksanakan pengawasan
secara ketat agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Pengurus
harus bertindak dengan baik dan jujur agar dapat mengawasi kerja
karyawannya, sebab hanya orang yang berbuat baik dan jujur saja yang
dapat memperbaiki tindakan orang lain yang kurang baik.
POLA MANAJEMEN KOPERASI INDONESIA
Koperasi seperti halnya organisasi yang lain membutuhkan pola manajemen yang baik agar tujuan koperasi tercapai dengan efisien.
Hal
yang membedakan manajemen koperasi dengan manajemen umum adalah
terletak pada unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat anggota,
pengurus, dan pengawas. Adapun tugas masing-masing dapat diperinci
sebagai berikut : Rapat anggota bertugas untuk menetapkan anggaran
dasar, membuat kebijaksanaan umum, mengangkat/memberhentikan pengurus
dan pengawas. Pengurus koperasi bertugas memimpin koperasi dan usaha
koperasi sedangkan Pengawas tugasnya mengawasi jalannya koperasi.
Untuk
koperasi yang unit usahanya banyak dan luas, pengurus dimungkinkan
mengangkat manajer dan karyawan. Manajer atau karyawan tidak harus
anggota koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar koperasi supaya
pengawasannya lebih mudah. Mereka bekerja karena ditugasi oleh
pengurus, maka mereka juga bertanggung jawab kepada pengurus. Di bawah
ini akan dibahas mengenai beberapa pola manajemen koperasi yang nantinya
akan membantu koperasi tersebut dalam mencapai tujuannya :
a. Perencanaan
Perencanaan
merupakan proses dasar manajemen. Dalam perencanaan manajer memutuskan
apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan dan
siapa yang harus melakukan.
etiap organisasi memerlukan perencanaan. Baik organisasi yang bersifat
kecil maupun besar sama saja membutuhkan perencanaan. Hanya dalam
pelaksanaannya diperlukan penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk,
tujuan dan luas organisasi yang bersangkutan.
Perencanaan
yang baik adalah perencanaan yang fleksibel, sebab perencanaan akan
berbeda dalam situasi dan kondisi yang berubah-ubah di waktu yang akan
datang. Apabila perlu dalam pelaksanaannya diadakan perencanaan kembali
sehingga semakin cepat cita-cita/tujuan organisasi untuk dicapai.
Perencanaan dalam Koperasi :
Organisasi
koperasi sama dengan organisasi yang lain, perlu dikelola dengan baik
agar dapat mencapai tujuan akhir seefektif mungkin. Fungsi
perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena
merupakan dasar bagi fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir
koperasi dapat dicapai maka koperasi harus membuat rencana yang baik,
dengan melalui beberapa langkah dasar pembuatan rencana yaitu menentukan
tujuan organisasi mengajukan beberapa alternatif cara mencapai tujuan
tersebut dan kemudian alternatif-alternatif tersebut harus dikaji satu
per satu baik buruknya sebelum diputuskan alternatif mana yang dipilih
Tipe
rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapat bermacam-macam
tergantung pada jangka waktu dan jenjang atau tingkatan manajemen.
b. Pengorganisasian dan Struktur Organisasi
Pengorganisasian
merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan
dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para
anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien.
Pelaksanaan proses pengorganisasian akan mencerminkan struktur
organisasi yang mencakup beberapa aspek penting seperti:
Struktur Organisasi dalam Koperasi :
Sebagai
pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai macam masalah yang
harus diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul
dari dalam dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan
dalam hal pengetahuan paling sering terjadi, sebab seorang pengurus
harus diangkat oleh, dan dari anggota, sehingga belum tentu dia
merupakan orang yang profesional di bidang perusahaan. Dengan
kemampuannya yang terbatas, serta tingkat pendidikan yang terbatas pula,
pengurus perlu mengangkat karyawan yang bertugas membantunya dalam
mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan
baik.
Dengan
masuknya berbagai pihak yang ikut membantu pengurus mengelola usaha
koperasi, semakin kompleks pula struktur organisasi koperasi tersebut.
Pemilihan bentuk struktur organisasi koperasi harus disesuaikan dengan
macam usaha, volume usaha, maupun luas pasar dari produk yang
dihasilkan. Pada prinsipnya semua bentuk organisasi baik, walaupun
masing-masing mempunyai kelemahan.
c. Pengarahan
Pengarahan
merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Sebab masing-masing
orang yang bekerja di dalam suatu organisasi mempunyai kepentingan yang
berbeda-beda. Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut tidak saling
bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan perusahaan harus dapat
mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Seorang
karyawan dapat mempunyai prestasi kerja yang baik, apabila mempunyai
motivasi. Maka dari itu, tugas pimpinan perusahaan adalah memotivasi
karyawannya agar mereka menggunakan seluruh potensi yang ada dalam
dirinya untuk mencapai hasil yang sebaik-baiknya. Supaya manajer atau
pimpinan perusahan dapat memberikan pengarahan yang baik, pertama-tama
ia harus mempunyai kemampuan untuk memimpin perusahaan dan harus pandai
mengadakan komunikasi secara vertikal.
Manajemen Kepegawaian :
Seorang manajer kepegawaian adalah pembantu pengurus yang diserahi tugas mengurus administrasi kepegawaian, yang mencakup:
· Menciptakan
suasana dan hubungan kerja yang baik sehingga para karyawan tersebut
tidak bosan bekerja bahkan dapat meningkatkan prestasinya,
· Melaksanakan
kebijaksanaan yang dibuat pengurus, mengawasi pelaksanaannya dan
menyampaikan informasi maupun laporan kepada pengurus secara teratur,
d. Pengawasan
Pengawasan
adalah suatu usaha sistematik untuk membuat semua kegiatan perusahaan
sesuai dengan rencana. Proses pengawasan dapat dilakukan dengan melalui
beberapa tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang
dilaksanakan dengan standar yang sudah ditetapkan, mengukur
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil tindakan
koreksi apabila diperlukan. Setiap perusahaan mengadakan pengawasan
dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah
ditetapkan.
Ada
beberapa alasan yang dapat diberikan mengapa hampir setiap perusahaan
menghendaki adanya proses pengawasan yang baik. Alasan-alasan tersebut
antara lain:
· Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.
Berdasarkan
waktu melakukan pengawasan, dikenal ada tiga tipe pengawasan yaitu,
feedforward controll, concurrent controll, dan feedback control.
Teknik dan Metode Pengawasan :
Secara
garis besar pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode
pengawasan kualitatif dan metode pengawasan kuantitatif. Pengawasan
kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga performance organisasi
secara keseluruhan, sikap serta performance karyawan. Metode pengawasan
kuantitatif dilakukan dengan menggunakan data, biasanya digunakan untuk
mengawasi kuantitas maupun kualitas produk. Ada beberapa cara yang biasa
digunakan untuk mengadakan pengawasan kuantitatif, antara lain: dengan
menggunakan anggaran, mengadakan auditing, analisis break even, analisis
rasio dan sebagainya.
Kita
dapat melihatnya dalam program keterkaitan yang dicanangkan sebagai
Gerakan Nasional muncul 4 (empat) macam pola hubungan kemitraan, yaitu:
- Pola Dagang.
Keterkaitan merupakan hubungan dagang biasa antara produsen/koperasi dan pemasar/pengusaha.
- Pola Vendor.
Kerjasama dilakukan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahan yang menjadi bapak angkat.
- Pola Subkontrak.
Kerjasama dilakukan dalam hubungan produk yang dihasilkan oleh koperasi menjadi bagian dalam sistem produksi bapak angkat.
- Pola Pembinaan.
Pola ini dikembangkan untuk memberi kesempatan kepada koperasi yang memiliki potensi produksi tetapi lemah dalam pemasaran.
Ke-empat
pola tersebut memperlihatkan bahwa koperasi ditempatkan sebagai sub
sistem dari perusahaan swasta/BUMN. Padahal koperasi mempunyai kemampuan
untuk ditempatkan sebagai related system. Dengan demikian fokus
perhatian umumnya terarah kepada koperasi primer, sedangkan pengembangan
koperasi sekunder dan tersier tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Dengan hanya menjadi subsistem maka koperasi berada pada posisi
bargaining yang lemah.
Memasuki
millennium ketiga ini sudah seharusnya dilakukan upaya-upaya yang lebih
teratur dan konsisten untuk membuat koperasi mampu berusaha di bidang
ekpor-impor. Koperasi harus didorong untuk tumbuh dalam satu jaringan
kerja (network) dan tidak hanya menjadi sub sistem perusahaan swasta.
Pemerintah
dapat mengalokasikan dana untuk pengembangan koperasi dengan membangun
unit-unit quality control guna menetapkan standar ekspor serta
meningkatkan kualitas produk dari koperasi-koperasi produksi. Disamping
itu juga membangun unit-unit promosi (Rumah Produk Indonesia) yang
memperlihatkan bebagai sample produk dari koperasi yang mempunyai
standar ekspor.
Telah
disinggung terdahulu bahwa perhatian pembinaan yang hanya terfokus
kepada koperasi primer akan memperlambat perkembangan koperasi di
Indonesia. Untuk itu sudah seharusnya focus perhatian pembinaan
disebarkan meliputi juga koperasi sekunder dan tersier dalam suatu
sistem pembinaan terpadu